Subbag Dokumentasi Pusat Info Kegiatan Pemprov

Sejarah manusia tercatat sejak mereka mengenal tradisi baca tulis, sebelumnya mereka masih dianggap pra-sejarah. Begitu besar peran dokumentasi, tak heran jika semua organisasi modern termasuk organisasi pemerintahan memandang penting kegiatan pendokumentasian.

Beruntung Pemprov Kalbar memiliki bagian dokumentasi. Meski hanya menjadi sub bagian di bawah koordinasi Bagian Humas, Biro Umum. Subbag ini tetap memberikan kontribusi yang cukup penting dalam menunjang citra dan kinerja Pemprov Kalbar. Ini terlihat saat disambangi di ruang kerja mereka di lantai dua, Kantor Gubernur, Jumat (18/7) kemarin.
Para personel Subbag Dokumentasi terlihat sedang serius memotong menggunting berita-berita dari sejumlah media yang ada di Kalbar. Ada puluhan berita dan media yang mereka kliping setiap hari. Tak hanya media cetak, berita dan dokumentasi dari bahan elektronik juga mereka himpun.
Sekitar pukul 08.30 Emi Puterina, SH sang Kepala Subbag datang ke kantor, wajahnya terlihat cerah. Sepertinya biasa, wanita berkulit hitam manis ini menegur dan menyapa sejumlah stafnya yang sedang sibuk bekerja.
Sepertinya tak ada jarak antara bawahan dan atasan ketika Ia bergaul hangat dengan empat orang staf dan rekannya di Subbag Publikasi yang menempati ruang yang sema di Bagian Humas.
Saat ditanya tentang kegiatan Subbagnya, dengan hangat Emi memberi keterangan. Alumni Fakultas Hukum Untan yang sudah berada di belakang kursi Kasubbag Dokumentasi sejak awal masa Gubernur Usman Ja’far berdinas ini mengungkapkan ruang lingkup pekerjaannya.
“Kami ini bekerja dalam sepi. Orang bilang kerja dokumentasi ini sederhana padahal muatan informasi yang kami hasilkan sangat banyak,” kata Emi sambil menunjukkan berbagai bundel dan cakram digital kegiatan pimpinan yang berhasil mereka kompilasikan.
Secara tugas, Sub Bagian Dokumentasi menurut Emi memiliki Tupoksi untuk melakukan kegiatan pendokumentasian secara cetak maupun elektronik. Adapun kegiatan yang dihimpun antara lain risalah kunjungan kerja Gubernur dan Wakil Gubernur, pidato-pidato Gubernur, risalah rapat coffee morning setiap Hari Senin, dan lain-lain.“Meski kerja kami jarang terekspos tapi nda sedikit yang minta data kami lho,” kata Emi.
Tak sedikit yang memanfaatkan keberadaan sub bagian ini. Tercatat ada beberapa mahasiswa magister dari Universitas Indonesia yang secara khusus meminta data dari Subbag Dokumentasi Pemprov Kalbar untuk penulisan thesisnya. “Saya dengar sih nilai thesisnya dapat nilai A,” ujar perempuan dengan dua anak ini.
Sebagai kepala Subbag yang menangani urusan pendokumentasian, Emi menyadari kinerjanya dituntut maksimal. Ia mengaku menerapkan pola kepemimpinan kekeluargaan terhadap stafnya. Dengan stafnya ia selalu menerapkan komunikasi yang enak dan hangat.
Empat orang stafnya yang terdiri dari 3 orang perempuan dan satu orang pria dijadikan mitra kerja yang menyenangkan. Hasilnya tidak mengecewakan, tidak ada kegiatan pimpinan yang luput dari pendokumentasian mereka. Sejumlah dinas dan badan yang membutuhkan data dan poto-poto tertentu kerap menghubungi Subbag Dokumentasi.
Dengan adanya Undang-undang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, kinerja Subbag Dokumentasi dituntut lebih baik lagi. Emi mengaku tetap optimis bahwa jajarannya bisa memenuhi hal tersebut. Setiap periode waktu tertentu stafnya selalu menyerahan bundel kliping koran risalah dan cakram digital hasil kegiatan Gubernur dan pimpinan Pemprov ke Perpustakaan Pemprov.
Saat disinggung tentang bakal berdirinya Humas sebagai biro tersendiri di struktur organisasi pemerintah daerah yang baru, Emi menilai hal tersebut cukup baik dan berpotensi untuk memaksimalkan fungsi lembaganya.
Dengan wewenang dan Tupoksi yang lebih luas, Emi optimis Biro Humas ke depan dapat menunjukkan kinerja yang lebih baik dalam menunjang kegiatan Pemprov. Soalnya dengan keterbatasan wewenang dan sumber daya saja pihaknya mampu menunjukkan prestasi maksimal.□Budi Rahman/Borneo Tribune, Pontianak
=======
Kepala Sub Bagian Dokumentasi, Emi Puterina, SH (tengah) berpose bersama rekan dan personelnya di ruang Humas Pemprov. Peran dokumentasi tak bisa disepelekan dalam menghimpun dan mendukung berbagai kegiatan Pemprov Kalbar. FOTO Budi Rahman/Borneo Tribune.